ZAICOで在庫管理 無料お試しでやってみよう

ZAICOでシンプルに在庫管理

この記事では、作者が実際にZAICOの無料のお試し期間に申し込んでみて、ツールを使ってみてわかったことや感想などをまとめています。

スマホで超簡単に在庫数管理

ZAICOは完全クラウド型の在庫管理ツールです。ERPソフトウェアや高機能なソフトに比べると、機能は限定されていて、在庫品の数量管理を中心とした基本的な機能が中心となりますが、その分手軽にかつ、リーズナブルに着手することが可能です。これまで管理していたエクセルや紙伝票から移行して、複数人で在庫管理を「まずやってみる」には、適したツールだと思います。エントリープランであれば月額980円、スタンダードプランで月額2980円と、小規模事業者にとっても導入しやすいコストであることも見逃せません。

何よりも優れている点は、AndroidとiPhoneのスマホアプリがきちんと整備されており、パソコンがなくても、スマホやタブレットから、どんな場所からでも簡単に仕入れや納品時の在庫受払入力が可能な点です。これにより商品の出入りの多い業者においても、常にリアルタイムで在庫数を把握管理することができるようになります。

実際にやってみよう！

アカウントの登録

ZAICOにはお試し期間30日の無料プランがあります。まずは、お試しで使ってみて、自社の課題解決につながりそうだな、という実感を得てから有料のアカウントに移行するのがよいと思います。
アカウントの登録は簡単です。ZAICOのホームページの右上にある「無料ではじめる」ボタンを選択して、メールアドレスや会社名など、必要な項目を入力するだけ。5分もあれば利用を開始することができます。

在庫品の登録

まず最初に行うのは在庫品の登録です。10~20点くらいの品目数であれあば、1点づつ入力することも可能だと思います。パソコンをつかって入力することも可能ですし、スマホのアプリから入力することも可能です。スマホアプリはAndroidとiPhoneのいずれのOSからも利用することができます。スマホを利用すると、写真を撮影して同時に登録したり、後述のバーコード取り込みを同時に行うこともできるためとても便利です。

100点を超える多くの品目を扱っている事業であれば、おそらくエクセルなどの表計算ソフトなどを利用されていることが多いのではないかと思います。その場合は、CSVファイルからデータを取り込むことも可能です。

QRコードの印刷・バーコードの利用

それぞれの在庫品にはQRコード、またはバーコードの入力欄があります。スマホアプリをつかって在庫品を登録する場合、バーコードのある品目の場合はバーコードをカメラでスキャンして登録することが可能です。いったんパソコンやCSVファイルから入力しておいて、あとからスマホのカメラを使ってバーコードを取り込むことも可能です。
バーコードのない品目の場合は、自動的にユニークなコードが割り当てられて、QRコードをラベルとして印刷することが可能です。このラベルを、棚などに貼っておくことで、入庫や納品時の管理がスムーズに行えるようになります。

バーコードのある在庫品	スマホアプリを使って登録する際に、製品のバーコードを読み込むことができる
バーコードのない在庫品	自動的にコードが生成され、QRコードとしてラベルにすることができる

在庫一覧画面

ひととおり在庫品の入力が終わると、メイン画面では、下記のような在庫一覧を見られるようになります。それぞれのアイテムに対して、写真、商品名、保管場所、コードなどを一覧表②で確認することができます。
これらの在庫品に対してできるアクション①は以下の通りです。

• QRコードの表示・ラベル印刷・・・・在庫棚に張り付けるようなラベルやQRコードを印刷することができます。（一部の機能はスタンダードプラン以上で使えるようになります。）
• 仕入登録・・・・選択したアイテムに対して、数量と単価を指定して、見積もりや発注の状況を登録することができます。仕入先を指定して、発注書PDFの印刷も可能です。
• 納品登録・・・選択したアイテムに対して、数量と単価を指定して、納品の状況を管理することができます。取引先を指定して、納品書PDFの印刷も可能です。
• 発送指示・・・ヤマト運輸や佐川急便などを利用したシッピング処理との連携が可能になります。（シッピングプランの契約で利用可能となります。）

仕入・入庫

納品・出庫

在庫一覧画面にある「納品登録」というボタンから、在庫品の納品・出庫の処理を管理することができます。納品するアイテムは、納品前、納品済みの2つの状態で管理することができます。受注が入った時点で、納品前の状態にしておき、実際に出庫の際に「納品済み」へ状態を変更すると、在庫一覧から数量が減ることになります。これらの処理も、スマホから行うことが可能です。

連携機能

ZAICOで管理しているデータは、CSVファイルとしてエクスポートして他のツールへ取り込むこともできますが、freeeの会計機能とはシステム連携が可能です。

• ZAICOの仕入リスト情報を、freeeの仕入高（買掛金）に自動的に取り込む
• ZAICOの納品リスト情報を、freeeの売上高（売掛金）に自動的に取り込む

これらの連携によって、在庫の物品の出入の入力処理と、会計の仕入・売上処理の重複を避けることができます。freeeのサイトにもZAICOとの連携の紹介がありますので参考にしてみてください。

おすすめのプラン

ZAICOは、シンプルですがとても分かりやすく、簡単にモノの流れを管理することのできるツールです。最も低価格のエントリープランでも在庫の数量管理をすることが可能です。入力できる項目は少ないですが、手動で項目を拡張することが可能なので、事業者の管理のスタイルや特徴に合わせてカスタマイズも可能です。何よりスマホを使って簡単にデータを編集できるのはとても良いと思います。

ただ、実際に事業でツールを使っていく上では、データ変更の履歴を見ることができないエントリープランでは、困ることがあるかもしれません。スマホを使って誰でもデータを操作できる分、入力ミスがあった場合の追跡が必要になるシーンもあると思います。私の考える小規模事業者向けのおすすめプランは、スタンダードプランです。このプランに対して、在庫作業を行う従業員の方のアカウント追加しておくのがよいのではないかと思います。