クラウド型 在庫管理のすすめ

在庫管理のデジタル化でワークフロー改善

エクセルでの在庫管理からの脱却

事業が徐々に大きくなり、扱う商材や部品が多くなるにつれて、在庫の管理を何とかしたい、と思っている経営者の方は多いのではないでしょうか。知らず知らずのうちに増えた在庫によって、全体の見通しが悪くなるというのはよくあることです。

経営者のアタマの中や、手帳、自身の管理するエクセルの中で完結している間はよいのですが、扱う品目が増えてくると、それぞれの取引先や仕入先との連絡が煩雑になってきて、必要な連絡を取りこぼしてしまうなどのミスが発生しやすくなります。在庫の管理は人に任せようと、経営者自身を含めて複数の人が作業をするようになると、「手配する」「運ぶ」「数える」などの作業のばらつきがどうしても発生してしまいます。ミスが多くなったり、あるはずの在庫がいつの間にかなくなっていて納品のタイミングを逃すなどのトラブルにもなりかねません。慌てて電話をかけまくってフォローしたり、ミスをしまいと精度を上げるために何時間もかかる棚卸を何度もやっていては、時間とお金のムダになってしまいます。

• いつの間にか在庫がなくて、販売・納品機会を逃した！
• 在庫切れが不安で在庫オーバー気味！
• 誤出荷・作業ミスが多くて、棚卸のたびに差異が大きい
• ずっと使っていない死蔵品が棚を占有している
• 従業員に引き継ぎできず、経営者がひとりエクセルで管理し続けている
• 10年前にシステムを導入したのだが、メンテナンスできず、効果的に使えていない

といった、経営者を悩ませる在庫トラブルを解消して、経営の見通しをよくしていくことがこの記事のねらいです。

エクセルはとても便利なツールです。ある程度の手間をかければ、自由にシステムを設計することができます。しかし、多人数での同時利用や、仕入や納品時の実際にモノを管理する作業との相性は必ずしも良いとは言えません。本記事では、いくつかの在庫管理に特化したツールを取り上げ、在庫管理のワークフローがどのようにツールで実現されるのかを見ていきたいと思います。

在庫管理システムの全体像と基本機能

扱う商品・部品の大きさ、工程や順序、商品のバリエーション、保管場所 など在庫の扱い方は、それぞれの会社で千差万別。一意にプロセスを決めることは難しいと思います。各社のやり方に細かくカスタマイズ可能なシステムから、一般的なプロセスをカバーする汎用型のシステムまで、様々なツールを選択肢することができます。

また、単に在庫品の数量管理を行う簡易的なものから、複数拠点・倉庫の在庫を最適化して注文マネジメントを可能にするWMS（倉庫管理システム）や、生産管理システムと連携をする大がかりのものまで多数のシステムやツールが存在します。

ここでは、「まずは使ってみる、やってみる」という考え方で、導入が容易で、コストも低く、いつでも撤退が可能なシステムをおすすめしていきたいと思います。確かに、自分の会社の慣れたプロセス専用にカスタマイズされた（してもらった）システムは最初は使い勝手が良いかもしれませんが、一般的に費用は高くなり、導入までのハードルは高くなることが多いです。大規模なものになると、カスタマイズに数千万円、運用までに2年近くかかるものもあるといわれています。

下図は一般的な在庫管理のフローとツールの機能です。ツールによって注力しているポイントは異なりますが、これらの基本的なワークフローをサポートする機能が提供されているものがほとんどです。